贺州市住房和城乡建设局关于档案数字化服务采购项目询价公告 （以此件准）

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档案数字化

详见下附件；

注：标注“★”号的为必须符合条件。

61万页

总报价：人民币（大写）（小写）￥：

交货期：

投标单位(全称)：（盖章）

联系人：

电话：

备注：

1、投标单位报价应是设备、随配附件、备品备件、工具、运抵指定交货地点、安装调试、验收的各种费用和售后服务、税金、培训相关操作人员及其他所有费用的总和。

2、售后服务：（1）按厂家承诺进行；（2）免费送货上门；

3、质保期：质量保证期为1年，在质保期内如因投标人质量问题遇到翻工和补做情况的，投标人必须负责无条件、无偿地翻工和修正；投标人应在质保期内提供5×8小时的服务，服务响应并上门的时间为8小时；

4、交货地点：贺州市住房和城乡建设局；交货时间：自签订合同之日起100个工作日内（日历日）。

档案数字化

按自治区档案局规定，档案数字化工作必须使用指定的《GD2000 综合档案管理系统V5.0》进行，该系统软件采购人已配备，中标服务商需将文书档案、其他档案等重要纸质档案进行数字化扫描处理，实现纸质档案数字化。数字化后的档案图像文件必须按规定进行命名、将所有数据导入该系统数据库，并进行整理编目等相关操作，保证档案目录和电子图像文件的正确链接，建立电子档案库。

档案资料数字化需求:

一、对61万页A4幅面历史文档资料进行数字化加工服务

1、档案资料数字化扫描处理的对象及数量：对约61万页文书档案进行数字化扫描处理。

2、扫描工作项目及工作要求

★（1）档案扫描工作服务流程

分批进行档案接收、拆分、扫描（平板扫描）、扫描图像质检、图像处理、条目录入、数据挂接校对、档案装订、档案归还、刻盘与备份等各项工作。

★（2）档案前处理

1、中标单位按用户单位的要求，严格办理需数字化档案资料的交接工作，建立严密的交接程序，做好交接记录，档案交接工作由用户单位、中标单位各派一名经办人员负责，双方签字确认。

2、中标单位按用户单位档案扫描的要求，对档案进行拆卷，拆卷过程需认真，仔细，务必保持档案完整无损，不得人为恶意损害档案。

3、按档案原排列顺序与装订方式进行装订，无须重新整理与打印。档案装订方式：线装或钉装。

4、中标单位按用户单位的要求，将数字化装订好后的档案资料如数归还用户单位，不得丢失。

★（3）扫描质量要求

1、扫描影像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏页和重页，保证电子影像的完整齐全。

2、扫描后的影像文件要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息。

3、扫描后的影像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色JPG文件存储，分辨率为200DPI，对于照片档案，采用600DPI以上分辨率进行扫描。

4、扫描后的影像文件必须提供两套存储格式：（1）通用格式：JPG格式，每一个独立的档案文件须以单个JPG文件存储。（2）提供一套国际通用格式TIFF G4格式，图像文件能由用户单位在所用的专业档案管理软件调用。

5、扫描影像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的影像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的影像文件进行调整页边距、旋转、纠斜等影像优化工作，保证处理后的影像清晰端正而且有效信息与档案资料完全一致。

6、扫描页面规格为A4，超过A4幅面的如无法一次扫描成型要求进行无缝拼接。工作量结算时，A3折算成2页A4,A2折算成4页A4，A1折算成8页A4，A0折算成16页A4，以此类推。

★（4）数据挂接、目录审核、质量控制

1、扫描后的影像文件按自治区档案局的《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》的“图像文件命名”方式命名。

2、制作和挂接目录要求加工系统能自动进行条目与原文的自动挂接。全部扫描案卷以其档号作为文件夹名称并存储在光盘目录下。

3、由中标单位负责对扫描数据条目信息、数据挂接的正确性进行核对并全部负责。

4、招标方对所进行的工作需进行全面质量检查，对条目信息、挂接数据与原始档案进行核对；

5、成品验收图像准确率：100%（顺序准确、不多页少页、保持档案原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；影像索引数据匹配准确率：100%；索引数据库挂接准确率：100%。否则招标方有权单方要求重做。

★（5）数据提交

1）完成扫描加工服务后，形成的数据成品有：根据交接清单提交规范编目的成品影像数据和目录数据DVD光盘2套。

此外，负责将成品影像数据和目录数据整理转入用户单位在用的档案管理系统。

2）档案数字化加工后的全部数字档案和电子目录以及形成的纸质资料所有权属使用单位所有。档案数字化加工后形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交。

★(6)、中标单位在档案扫描过程中，必须遵守用户单位的相关档案管理制度。

★（7）其它要求

1）设备、扫描人员：

扫描设备、计算机、扫描人员等均由中标单位自行解决。购买设备费、扫描人员的工资均由中标单位承担。设备维护与管理、扫描人员管理均由中标单位自行负责。

2）扫描加工进度要求：

自签订合同之日起80个工作日内（日历日）完成所有档案数字化扫描加工工作。

3）管理人员：

中标单位必需指派专人负责扫描工作管理，并随时与用户单位进行情况沟通。

4）扫描加工工作时间和工作地点：

扫描加工的时间和工作场地:由用户单位确定。

5）档案遗失、污损赔偿要求：

（a）中标方造成档案遗失的，由其负责补办丢失的能证明原档案相关材料的复印件；无法补办的，按3万元／卷赔偿。

（b）中标方不遵守工作规则产生档案污损的，先进行修复，并按500元／页赔偿；无法修复的，按3万元/卷赔偿。

（c）赔偿金归招标方所有。

一、对投标单位的要求

1.投标人必须具备中华人民共和国国家秘密载体复制许可证，并应具有档案数字化加工必要的专业技术和相应的设备。确保有稳定专业的档案数字化扫描加工和档案整理队伍，投标人有从事纸质档案整理、数字化加工经验及成功案例，以提供证书、中标合同为准；

2．投标人须在广西区内有固定营业场所，在广西区内有相应的售后服务机构和队伍（以提供工商登记、场所合同为准）；

3.根据对本项目的理解，在技术文件中明确提出档案加工、整理作业流程，图像处理方法，设备及人员配置，质量控制及差错防范措施。

4.投标人须在投标方案中明确加工场地规划，说明所配备的硬件数量及规格，软件和网络环境。

5.投标人应按照项目需求提出相应的具体进度计划安排；

6.投标人必须在投标文件中确定项目主管，说明主要参与人员的职责及任务，并附简历。所确定的人员原则上不允许更换，如更换须经采购人同意。

7.投标人必须在投标文件中明确数字化加工现场的安全、保密、人员管理制度。

8．投标人指派的所有工作人员的工资福利待遇及社会保险待遇全部由投标人负责；

9．整理工作完成的质量保证期为1年，在质保期内如因投标人质量问题遇到翻工和补做情况的，投标人必须负责无条件、无偿地翻工和修正；

10．投标人应在质保期内提供5×8小时的服务，服务响应并上门的时间为8小时；

二、投 标 文 件

投标人投标时应按档案数字化扫描（包括提卷、拆卷、打印封面、扫描、图像处理、备份光盘、数据质检、整理装订、装盒、填写盒上目录、上架）给出报价，报价为含税价格。要对本公司及提供的服务进行简要介绍、包括案例情况、完成周期、生产能力、加工和整理服务人员）。

三、其它

1、免费送货上门，免费安装调试；

2、按厂家承诺实行“三包”；

3、交付使用时间：自签订合同之日起100个工作日内（日历日）；

4、交付地点：广西贺州市住房和城乡建设局。